Zatrudnienie niani: jak zatrudnić opiekunkę, rodzaje umowy, ZUS, składki
Aby zarejestrować zatrudnienie opiekunki zgodnie z prawem, trzeba podpisać umowę uaktywniającą i opłacać składki. Połowa składek może być opłacana z budżetu państwa. Sprawdź też, kiedy warto wziąć pod uwagę zatrudnienie babci jako niani.
Zatrudniając nianię, należy wiedzieć, że może nią zostać osoba, która: nie jest rodzicem dziecka, ma ukończone 18 lat i aktualne badania dla celów sanitarno-epidemiologicznych oraz orzeczenie, że nie istnieją przeciwskazania do pracy.
Aby zatrudnienie niani było w pełni legalne, trzeba też pamiętać o złożeniu w ZUS właściwych formularzy i deklaracji. Sprawdź, co należy wiedzieć, jeśli nie chcesz zatrudniać niani bez umowy, a na podstawie umowy o pracę, umowy aktywizacyjnej lub umowy zlecenie.
Spis treści:
- Zatrudnienie niani – umowa uaktywniająca
- Zatrudnienie niani – umowa o pracę lub umowa zlecenie
- Zatrudnienie niani bez umowy i ryzyko z tym związane
Zatrudnienie niani – umowa uaktywniająca
Rodzice (także opiekunowie prawni oraz inne osoby, którym sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem) mogą zawrzeć z nianią tzw. umowę uaktywniającą, do której co do zasady stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia.
W umowie uaktywniającej trzeba określić:
- strony umowy,
- cel i przedmiot umowy,
- czas i miejsce sprawowania opieki,
- liczbę dzieci powierzonych opiece,
- obowiązki niani,
- wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,
- czas, na jaki umowa została zawarta,
- warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.
Jakie składki płaci ZUS przy zatrudnieniu niani na umowę aktywizacyjną?
Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe za nianię oraz na ubezpieczenie zdrowotne niani opłaca:
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych – od podstawy nie wyższej niż 50% minimalnego wynagrodzenia (do 30 czerwca 2023 to 3490 zł, od 1 lipca 2023 to 3600 zł brutto),
- rodzic lub opiekun prawny dziecka (płatnik składek) – od podstawy stanowiącej kwotę nadwyżki nad kwotą 50% minimalnego wynagrodzenia, na zasadach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych oraz w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Kiedy ZUS płaci składki na opiekunkę?
ZUS będzie opłacał składki za nianię od kwoty wynagrodzenia nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (lub nie wyższej niż 50% minimalnego wynagrodzenia) w przypadku, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
- niania została zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
- rodzice (albo rodzic samotnie wychowujący dziecko) są zatrudnieni, świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych, prowadzą pozarolniczą działalność lub działalność rolniczą,
- dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym ani nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna oraz ma więcej niż 20 tygodni i nie więcej niż 3 lata (wyjątkowo górna granica wieku może wynosić 4 lata).
ZUS opłaca składki za nianię maksymalnie do końca roku szkolnego (31 sierpnia), w którym dziecko skończy 3 lata.
W przypadku utraty zatrudnienia przez rodziców albo rodzica samotnie wychowującego dziecko, zaprzestania świadczenia ww. usług lub działalności gospodarczej ZUS opłaca składki jeszcze przez okres 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych przyczyn.
Jak zgłosić zatrudnienie niani i zacząć opłacać składki?
Rodzice lub opiekunowie powinni najpierw zgłosić siebie jako płatnika składek na ubezpieczenie społeczne na formularzu ZUS ZFA. Następnie mają obowiązek zgłosić nianię zatrudnioną na mocy umowy uaktywniającej do ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA (tu trzeba też zdecydować, czy zgłaszamy nianię do ubezpieczenia chorobowego). Na złożenie do ZUS tego druku jest 7 dni od podpisania umowy. Zgłoszenia niani do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się na druku ZUS ZZA – tu także jest 7-dniowy termin.
W każdym miesiącu obowiązywania umowy trzeba rozliczyć z ZUS składki na ubezpieczenie społeczne niani na druku ZUS DRA. Deklarację ZUS DRA trzeba złożyć do ZUS do 15. dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc i w tym samym terminie trzeba zapłacić składki.
Ponadto trzeba złożyć następujące druki:
- ZUS RCA – jeżeli jesteśmy jedynym pracodawcą niani,
- ZUS RZA – jeżeli niania ma opłacane składki na ubezpieczenie społeczne z innego źródła, a my płacimy jedynie składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Do 28 lutego następnego roku trzeba przekazać niani zestawienie zapłaconych przez nas (rodziców lub opiekunów) składek na ubezpieczenie społeczne na druku ZUS IMIR.
Niania może przystąpić także (dobrowolnie na swój wniosek) do ubezpieczenia chorobowego. Wtedy składki na to ubezpieczenie opłacać musi rodzic albo opiekun prawny dziecka na zasadach określonych dla zleceniobiorców w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.
Rodzic (płatnik składek) zobowiązany jest także do niezwłocznego informowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o każdej zmianie mającej wpływ na opłacanie składek, w szczególności o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy uaktywniającej.
Kiedy ZUS nie będzię płacić składek za tytułu zatrudnienia niani?
ZUS nie będzie za rodzica opłacał składek z tytułu zatrudnienia niani, gdy:
- umowa uaktywniająca została zawarta między nianią a osobami pełniącymi funkcję rodziny zastępczej zawodowej,
- rodzic dziecka podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli z tytułu przebywania na urlopach wychowawczych lub pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
- niania jest osobą niepełnoletnią,
- niania jest rodzicem dziecka.
Uwaga! W roli niani można zatrudnić inną osobę spokrewnioną z dzieckiem, np. babcię. Jednocześnie warto pamiętać, że czas zatrudnienia na umowę uaktywniającą nie jest wliczany do stażu pracy.
Podatek za nianię
Rodzice ani opiekunowie dziecka nie są płatnikami podatku dochodowego z tytułu zawartej z nianią umowy uaktywniającej, a zatem nie mają żadnych obowiązków z tym związanych.
Dochody niani są określane w umowie o PIT jako przychody z tzw. innych źródeł — podlegają one zasadniczo opodatkowaniu dopiero w zeznaniu rocznym (PIT-36). Niania może jednak podjąć decyzję o odprowadzaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy w ciągu roku podatkowego. W takiej sytuacji musi wpłacać zaliczki na rachunek urzędu skarbowego właściwego według jej miejsca zamieszkania w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskała dochód, a za grudzień w terminie złożenia zeznania podatkowego (czyli do końca kwietnia następnego roku). Po zakończeniu roku podatkowego niania ma obowiązek złożyć do urzędu skarbowego zeznanie podatkowe o wysokości uzyskanych dochodów na druku PIT-36.
Zatrudnienie niani — umowa o pracę lub umowa zlecenie
Jedną z form zatrudnienia niani jest zawarcie z nią umowy o pracę. Decydują się na nią rodzice (opiekunowie prawni) dziecka (lub dzieci), które np. ukończyło już 3. rok życia.
Jak zatrudnić nianię na umowę o pracę? Należy zarejestrować tę osobę w ZUS, a następnie opłacać składki na jej ubezpieczenie. Umowa o pracę daje zatrudnionej osobie prawo do minimalnej krajowej pensji oraz urlopu.
Umowę o pracę z nianią można nawiązać na czas: określony lub nieokreślony. Gdy w grę wchodzi okres próbny, pamiętaj, że okres wypowiedzenia umowy to:
- w przypadku okresu próbnego trwającego nie dłużej niż 2 tygodnie – 3 dni robocze,
- w przypadku okresu próbnego trwającego dłuższego niż 2 tygodnie – 7 dni roboczych,
- w przypadku okresu próbnego trwającego 3 miesiące – 2 tygodnie.
Gdy w grę wchodzi zatrudnienie na czas nieokreślony, okres wypowiedzenia umowy to:
- w przypadku zatrudnienia do 6 miesięcy – 2 tygodnie,
- w przypadku zatrudnienia przez minimum 6 miesięcy – 1 miesiąc,
- w przypadku zatrudnienia przez min. 3 lata – 3 miesiące.
Gdy zdecydujesz się zatrudnić nianię w oparciu o umowę zlecenie, pracodawca ma obowiązek płacenia jedynie składek ZUS (nie musi płacić zaliczek na podatek dochodowy).
Zatrudnienie niani bez umowy
Dość wysokie koszty zatrudnienia niani sprawiają, że od lat w kraju wiele opiekunek do dziecka pracuje bez umowy. Jest to nielegalne, co oznacza, że należy liczyć się z konsekwencjami – gdy np. niania wniesie do sądu oskarżenie, twierdząc, że pracowała u osób, które zwodziły ją, wciąż tylko obiecując legalną umowę. W obawie przed konsekwencjami prawnymi wiele osób decyduje się powierzać dziecko opiece krewnych (np. babć). Warto wiedzieć, że ryzyko związane z zatrudnianiem na czarno dotyczy w dużej mierze pracodawców, nie pracowników. Pracodawcy, zatrudniając nianię bez umowy i nie opłacając składek, popełniają przestępstwo, zagrażające grzywną.
Zobacz też: